Was ist n8n und warum ist es besser als Zapier und Make?

n8n ist eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung: Du verbindest Dienste und Aktionen über einen visuellen Node-Editor zu einem Workflow, ohne für Standardaufgaben Code zu schreiben. Der Hauptunterschied zu Zapier und Make liegt in der Abrechnung. n8n berechnet den gesamten Workflow-Lauf einmal, nicht jede einzelne Aktion darin, dazu kommt die Möglichkeit, n8n selbst zu hosten und die volle Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten.

Wie n8n funktioniert

Ein Workflow in n8n besteht aus Nodes. Ein Trigger (ein neues Formular, eine eingehende Gmail-Nachricht) startet eine Kette von Aktionen: eine Zeile in Google Sheets schreiben, eine Telegram-Nachricht senden, ein GPT-Modell aufrufen, einen CRM-Eintrag aktualisieren. Jeder Node ist ein fertiger Baustein für einen bestimmten Dienst, dazwischen lässt sich JavaScript- oder Python-Code einfügen, wenn ein fertiger Baustein nicht ausreicht. Bei Zapier ist eigener Code ein kostenpflichtiges Add-on, das nicht in jedem Tarif verfügbar ist.

Abrechnung: Execution statt Task

Zapier und Make zählen jede Aktion im Szenario einzeln. Läuft ein Workflow über fünf Schritte, sind das fünf "Tasks" bzw. "Operationen" aus dem Kontingent. n8n Cloud zählt den gesamten Lauf als eine Execution, egal wie viele Nodes dabei feuern. In der Praxis kostet ein Workflow mit 10-15 Schritten genauso viel wie ein einfacher mit zweien.

Ein typisches Beispiel: Ein Lead aus einem Formular wird im CRM erfasst, per Slack gemeldet, einer Mailingliste hinzugefügt, in einer Tabelle aktualisiert. Bei Zapier sind das vier Tasks pro Lauf. Bei tausend Leads im Monat macht das viertausend Tasks, und man landet in einem teureren Tarif allein wegen der Schrittzahl, nicht wegen des tatsächlichen Arbeitsaufwands. Bei n8n sind dieselben tausend Leads tausend Executions, unabhängig davon, wie viele Schritte jeder einzelne hat. Den Unterschied lässt sich an den eigenen Workflows mit n8n Cloud testen, das einen kostenlosen Plan für erste Tests bietet.

Self-Hosting und Datenkontrolle

n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben (das offizielle Docker-Image ist in rund 15 Minuten aufgesetzt), dann gibt es kein Limit für Executions, und Daten von Leads, Nachrichten oder Zahlungen laufen nicht über eine fremde Cloud. Für Unternehmen mit personenbezogenen Daten oder Compliance-Anforderungen ist das oft das entscheidende Argument: Zapier und Make bieten diese Option gar nicht an. Updates, Backups und Zugriffsrechte bleiben ebenfalls in eigener Hand statt in der Richtlinie eines Anbieters.

Flexibilität für Sonderfälle

n8n hat einen Code-Node, in den sich beliebiger JavaScript- oder Python-Code einfügen lässt: ein Datenarray verarbeiten, eine komplexe Berechnung durchführen oder eine API aufrufen, für die es keine fertige Integration gibt. Fehlt ein nativer Node für einen Dienst, übernimmt ein HTTP-Request-Node jede REST-API. Zapier und Make haben ähnliche Code-Blöcke, allerdings mit strengeren Grenzen bei Zeilenzahl oder Laufzeit in den unteren Tarifen.

Wann Zapier oder Make besser passen

Ist das Team nicht bereit, sich mit auch nur minimalen technischen Details zu befassen, und wird die einfachste Oberfläche ohne Self-Hosting gebraucht, gewinnt Zapier durch die schiere Zahl fertiger Integrationen und eine kürzere Lernkurve. Make ist visuell stark bei komplexen Verzweigungen und passt gut, wenn nur zwei oder drei Automatisierungen laufen und keine baldige Skalierung ansteht. n8n braucht anfangs etwas mehr Zeit, zahlt sich aber bei Skalierung aus, sobald zehn oder mehr Szenarien laufen, jedes mit mehreren Schritten.

Wer schon mit Make oder Zapier arbeitet und über drei oder vier Szenarien hinauswächst, sollte durchrechnen, was dieselbe Automatisierung bei n8n kosten würde. Der Preisunterschied macht sich meist schon im zweiten Monat bemerkbar.